Informatives zu digitaler Signatur, Kassensystemen, elektronischen Rechnungen und weiteren Themen.Fachthemen und aktuelle Hinweise
Ihre Internetseiten und Google
Analoges Telefonbuch und Gelbe Seiten fristen inzwischen ein Schattendasein. Heute ziehen Sie mit zielgerichteten Informationen im Internet über sich und Ihre Leistungen die Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppe an.
Kurz suchen und schnell finden ist die Devise
Suchmaschinen wenden dabei eine ausgeklügelte Systematik an, um die relevantesten Einträge nach oben zu schieben und somit Nutzern genau das zu liefern, was sie suchen. Die in Deutschland meistgenutzte Suchmaschine ist dabei Google: 86% der Desktopnutzer und fast 98% mobiler Nutzer „google’n“ (Quelle: statista 2020).
Damit ist es nur logisch, dass Google ab März 2021 alle Websites von der Mobilsuche ausschließt, wenn diese nicht mit Mobilgeräten kompatibel sind. Und so tauchen nichtresponsive Handwerker-Webseiten schlichtweg nicht mehr in den Ergebnissen der Suchmaschine auf. Eine responsive Webseite bedeutet die automatische Anpassung des Designs die Bildschirmgröße des Nutzers, und eben insbesondere an die Nutzung mobiler Geräte. Nicht mobil optimierte Seiten werden dann bei der Googlesuche mit mobilen Endgeräten gar nicht angezeigt.
Es ist daher dringend darauf zu achten, dass die Webseite für die Nutzung auf mobilen Endgeräten (Smartphone, Tablet, Phablet) optimiert ist. Das gilt für alle Inhalte, incl. Bilder, Videos und andere Medien. Die Zukunft ist mobil bzw. „mobile only“ - die Indexierung bei Google soll künftig ausschließlich anhand der mobilen Version einer Website erfolgen.
Insgesamt gilt: Auch mobile Seiten, die nicht optimiert sind, verlieren an Bedeutung und werden von Google herabgestuft. Webdesign muss responsiv, adaptiv und mobile first funktionieren.
Ist Ihre Seite von der Google-Änderung betroffen?
Das können Sie einfach prüfen, indem Sie sie über ein Smartphone oder Tablet aufrufen. Sind Texte, Bilder und andere Inhalts nur gut lesbar, indem man sie hin und her bewegen muss, ist die Seite nicht responsive. Google bietet einen kostenlosen Online-Test an, über den Seitenbetreiber ihren Web-Auftritt auf Mobilfreundlichkeit checken können.
Orientieren Sie sich bei anstehenden Optimierungen an den Best Practices - Tipps von Google.
Es empfiehlt sich professionelle Unterstützung anzufragen, Kontakt zu Dienstleistern in der Region bekommen Sie z.B. über den Digi-Finder des Interessenverbands der IT- und Internetwirtschaft in Berlin und Brandenburg (SIBB e.V.).
Was Sie zur Registrierkassenpflicht wissen sollten
Derzeit besteht noch keine grundsätzliche Verpflichtung für das Führen einer elektronischen Registrierkasse. Wenn Sie jedoch bereits eine elektronische Registrierkasse führen, muss diese den Vorschriften zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und speziell zur Kassenführung (GoBD) genügen.
Seit Januar 2017 müssen elektronische Registrierkassen auf ein fälschungssicheres System umgestellt werden. Das bedeutet, dass das Kassensystem technisch so ausgestattet sein muss, dass digitale Grundaufzeichnungen nicht nachträglich manipuliert werden können. Jeder Umsatz muss einzeln elektronisch erfasst, unveränderbar gespeichert und über 10 Jahre digital archiviert werden.
Die Aufbewahrung von Z-Bons alleine reicht nicht aus. Kassendaten müssen bei Prüfung durch das Finanzamt jederzeit abrufbar und lesbar sein. Seit 2018 kommt es zu unangemeldeten Betriebsprüfungen mit Kassenschau durch die Steuerbehörden.
Seit dem 01.01.2020 müssen elektronische Kassensysteme grundsätzlich über eine vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Die Anforderungen an die Technische Sicherheitseinrichtung werden vom BSI in den Technischen Richtlinien TR-03153, TR-03151 und TR-03116-5 festgelegt. Sofern bestehende Kassensysteme nicht nachrüstbar sind, jedoch den Anforderungen von 2010 entsprechen, dürfen sie längstens bis 31.12.2022 betrieben werden.
Bei der Nachrüstung vorhandener Kassensysteme oder auch bei Neuanschaffung empfiehlt es sich, auf eine schriftliche Bestätigung der Gesetzeskonformität zu achten und diese zu den Unterlagen zu nehmen.
Lt. BSI befinden sich zurzeit mehrere Technische Sicherheitseinrichtungen verschiedener Hersteller in der Entwicklung und Zertifizierung. Beim Kassen-/Kassensystemhersteller ist zu erfragen, ob für aktuelle bzw. zukünftige Kassen der Anschluss einer Sicherheitseinrichtung vorgesehen ist und wann diese verfügbar sein werden.
Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ab 1. April 2021 verpflichtend
Die zunächst bis zum 30.09.2020 begrenzte Übergangsfrist wurde gemäß BMF-Schreiben IV A 4-S 0319/19/10002:001 vom 06.11.2019 verlängert: Demnach gewährte auch die Senatsfinanzverwaltung Berliner Betrieben bei der technischen Umstellung der Kassensysteme mehr Zeit für die Umstellung bestehender elektronischer Kassensysteme spätestens bis zum 31. März 2021. Ab 1.4.2021 müssen elektronische Kassensysteme über eine TSE verfügen.
Die Details entnehmen Sie bitte der Pressemitteilung der Senatsverwaltung für Finanzen vom 30.03.2021.
Übergangsfrist abgelaufen - Meldung an die Finanzverwaltung noch ausgesetzt
Da die gesetzlich geforderte zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung für Registrierkassen bis zum Beginn 2020 noch nicht flächendeckend am Markt verfügbar war, war es einigen Betrieben nicht möglich, die bundesgesetzliche Regelung ab dem 01.01.2020 einzuhalten. Im September 2019 wurde deshalb die Fristverlängerung bei der Umstellung von Registrierkassen beschlossen. Die sogenannte 'Nichtbeanstandungsregelung' wurde im November 2019 veröffentlicht und sollte den Betrieben Rechtssicherheit verschaffen.
Diese Regelung gilt - insbesondere bezüglich der Meldung an die Finanzverwaltung - nach wie vor.
„Von der Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO ist bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen. Der Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit wird im Bundessteuerblatt Teil I gesondert bekannt gegeben.“
Betrieben wird empfohlen, ihr Steuerbüro über die Umstellung des Kassensystems (Einbau der TSE) in Kenntnis zu setzen.
Handlungsempfehlungen
Schwankende Einnahmen während der Corona-Pandemie
Um unangenehmen Fragen der Finanzverwaltung bei einer künftigen Betriebsprüfung aus dem Weg zu gehen, empfiehlt sich eine gesonderte Dokumentation für die Zeit der Corona-Pandemie – eine „Corona-Dokumentation“. Nutzen Sie die Übersichten für die Jahre 2020 und 2021, um im Blick zu behalten, wann welche Verordnung jeweils galt.
Betrachten Sie die aktualisierte Handreichung zur Kassenführung als ergänzende Hilfestellung zur Erstellung einer „Corona-Dokumentation“. Das Muster wurde auf Grundlage der Ausarbeitung von Herrn Diplom-Finanzwirt (FH) Gerd Achilles erstellt und steht auch auf der Internetseite des ZDH zum Download bereit.
Weitere Informationen zum Thema Elektronische Kassenführung
Wenden Sie sich an Ihr Steuerbüro: dort wird man einschätzen, ob Ihre vorhandene Kasse den heutigen Anforderungen entspricht. Sollte die bisherige Kasse den Anforderungen nicht genügen, kommen Sie um ein neues digitales Kassensystem nicht herum. Beim Fiskus besonders geschätzt sind PC-Kassensysteme wegen ihrer manipulationssicheren Speicher.
- Fragen und Antworten rund um die Themen Belegausgabepflicht, TSE und Kassennachschau auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums
- Informationen und eine Broschüre des Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH): Broschüre: Kassenführung - Neuregelung zum 01.01.2020 und weitere Informationen zur Kassenführung
- Zusammenfassende Informationen finden Sie auch in dem Artikel der Deutschen Handwerkszeitung vom 29.01.2020
- Download Musteranleitung für die Kassenanweisung auf der Internetseite des Handwerk-Magazins
- Überblick und Vergleich von elektronischen Kassensystemen
- Anbietervergleich elektronischer Kassensysteme 2023
- Die gesetzlichen Grundlagen mit technischen Richtlinien
- Hinweise zur Zertifizierung von Kassensystemen
- Alternative: Bargeldlos bezahlen: Mitschnitt unseres Online-Forums am 17.06.2020
Elektronische Rechnungsabwicklung
Bisher war es Kür – bald wird es zur Pflicht: Stellen Sie Ihre Rechnungsabwicklung auf den Prüfstand und denken Sie um: weg vom Papier und hin zu einer möglichst intensiven Verarbeitung elektronischer Dokumente. Nicht nur der Nutzen in Form von Effizienz- und Kostenvorteilen spielt künftig eine Rolle, sondern der Gesetzgeber plant ab 1.1.2025 die Elektronische Rechnung für Unternehmen sukzessive zur Pflicht zu machen. Später ist zudem geplant, ein elektronisches Meldesystem einzuführen, über das Rechnungsdaten mit der Finanzverwaltung geteilt werden.
Elektronische Rechnungen müssen dann bestimmten Regeln, die in der Europäischen Norm EN 16931 festgelegt sind, erfüllen, das betrifft. Formate wie ZUGFeRD 2.x und XRechnung.
Damit wird das Ende der papierhaften Rechnungsbearbeitung eingeleitet.
Es empfiehlt sich, sofern noch nicht mit der Unternehmenssoftware abgedeckt, jetzt auf elektronische Rechnungen umzusteigen. Viele Software-Lösungen bieten komfortable Möglichkeiten, E-Rechnungen in den gängigen Standards wie XRechnung und ZUGFeRD 2.0 zu erstellen, automatisch vorzubereiten, richtig zu versenden und zu empfangen.
Papierloses Büro: E-Rechnung einfach erklärt.
Die Kollegen von der Handwerkskammer Rheinhessen haben Informationen zur E-Rechnung sehr verständlich aufbereitet:
Link zum Web-Artikel "E-Rechnung einfach erklärt".
Wichtige Informationen und Handlungsempfehlungen für Ihren Betrieb werden in einem von der Handwerkskammer Freiburg erstellten Dokument zur E-Rechnung zusammengefasst.
- Das Land Berlin hat eine Website eingerichtet, die für Berlin zutreffende gesetzliche Regelungen und aktuelle Informationen zur E-Rechnung bündelt: Internetseite eRechnung.
- Rechnungen an Bundesbehörden können schon seit 27.11.2020 nur noch elektronisch gestellt werden.
Das bedeutet, Rechnungen müssen ein maschinenlesbares Format aufweisen. Eine E-Rechnung nach EU-Norm ist eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt sowie empfangen wird und eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.
Eine PDF-Datei ist gemäß Definition in der EU-Richtlinie 2014/55/EU keine E-Rechnung!
Es gibt verschiedene Übertragungskanäle für Ihre E-Rechnung - Entscheidungshilfe.
Informationen und Handlungsempfehlungen unter: E-Rechnung und Hinweise für Rechnungssteller.
Für weitere Einzelheiten, insbesondere bei der Umsetzung des Verfahrens, empfehlen wir Ihnen, sich mit Ihrem Steuerbüro in Verbindung zu setzen.
Digitale Signatur - Signaturkarte prüfen und rechtzeitig erneuern
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ersetzt die handschriftliche Unterschrift in der digitalen Welt. Die QES unterstützt digitale Geschäftsprozesse durch rechtsverbindliches Signieren elektronischer Dokumente. Damit können z.B. Verträge rechtsverbindlich elektronisch unterschrieben, elektronische Abfallbegleitscheine ausgestellt und Gerichtsdokumente über ein elektronisches Gerichtspostfach eingereicht werden.
Möglich sind die Fernsignatur oder der Einsatz einer Signaturkarte. Für die Signaturkarte sollte man einen Vorlauf von 2 bis 3 Wochen von der Beantragung bis zum Erhalt der Karte einplanen. Zum Einlesen und Anwenden der Signatur ist ein entsprechendes Kartenlesegerät notwendig. Beachten Sie bitte auch die Kartengültigkeit (zwei oder vier Jahre). Diese sollten Sie regelmäßig kontrollieren.
Detaillierte Informationen zur digitalen Signatur erhalten Sie in unserem Merkblatt "Digitale Signatur".
Wichtig: Bei eVergabe keine Signaturkarte mehr erforderlich
Für die Abgabe von Angeboten auf der Vergabeplattform ist seit 2018 keine Signaturkarte mehr erforderlich. Weitere Informationen zur Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen erhalten Sie im Abschnitt Bauen & Verkehr.
Elektronisches Siegel für juristische Personen
Die ELSTER-Signatur für die elektronische Steuererklärung geht in Ihrer Rechtsverbindlichkeit nicht so weit, wie die Signaturkarte. Wenn also eine qualifizierte Signatur gefordert ist, geht das derzeit nur über die QES. Künftig übernimmt das elektronische Siegel die gleiche Funktion. Im Unterschied zur Signaturkarte wird mit der eIDAS-Verordnung das elektronische Siegel auf eine juristische Person ausgestellt (gilt also für die gesamte Firma und nicht nur für einzelne Personen). Derzeit läuft hierfür das Zertifizierungsverfahren, so dass der Termin für die tatsächliche Einführung noch offen ist.
Elektronischer Vertragsabschluss bei Arbeitnehmerüberlassung
Zum April 2017 änderte sich das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG). Zeitarbeitsunternehmen und Entleiher müssen nun vor Beginn der Arbeitnehmerüberlassung einen Vertrag zur Arbeitnehmerüberlassung schließen (§ 1 Abs. 1 Satz 5 AÜG).
Der Vertrag zwischen Ver- und Entleiher bedarf der Schriftform (§ 12 Abs. 1 AÜG). Ein elektronischer Vertragsabschluss ist zulässig, wenn das Dokument mit der qualifizierten elektronischen Signatur beider Parteien versehen wird.
Weitere Informationen zum AÜG erhalten Sie in unserer Rechtsberatung:
Ass. Petra Heimhold, Telefon +4930 25903-391, heimhold@hwk-berlin.de
Kontakt
Die Beauftragten für Innovation und Technologie (BIT) der Handwerkskammer Berlin werden aus Mitteln des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz gefördert. Die Tätigkeiten sind für Handwerksbetriebe daher kostenfrei.